Entre les appels, les annulations de dernière minute, les demandes “urgent” et la liste d’attente qui s’allonge, la gestion d’un cabinet peut vite devenir un second métier. Beaucoup de praticiens cherchent donc un outil qui fluidifie le planning sans déshumaniser la relation.
Perfactive se positionne justement sur cet équilibre : un agenda en ligne, des rendez-vous gérables par les patients selon vos règles, une liste d’attente structurée, et des briques plus avancées (dossier patient, facturation, téléconsultation…) selon les besoins.
L’objectif ici : vous aider à comprendre ce que Perfactive fait réellement, à qui il convient, et quels critères regarder avant de basculer votre organisation dessus.
Perfactive, on parle de quoi exactement ?
Perfactive est un logiciel en ligne destiné aux professionnels de santé (et pratiques de bien-être selon les pages de présentation), conçu pour centraliser des tâches qui débordent souvent de l’agenda : prise de rendez-vous, rappels, annulations, liste d’attente, suivi et, selon la version, facturation et téléconsultation.
Le point à bien comprendre : ce n’est pas uniquement “un calendrier”. C’est plutôt une base d’organisation du cabinet, avec des modules activables selon votre façon de travailler.
Ce que l’outil change au quotidien dans un cabinet
Quand un cabinet adopte un agenda en ligne bien paramétré, l’impact se voit surtout sur trois irritants :
- Le volume d’appels qui tombe (demande de créneaux, confirmations, reports).
- Les trous dans la journée liés aux annulations tardives, mieux anticipées avec des règles + rappels.
- La charge mentale de la liste d’attente, souvent gérée “à la main” (notes, fichiers, post-its).
Perfactive met l’accent sur ce gain de temps et l’expérience côté patient, avec une réservation annoncée comme rapide et une gestion autonome (déplacer/annuler) encadrée par vos paramètres.
Agenda en ligne, RDV en ligne, rappels : le trio qui fait (vraiment) gagner du temps
Prise de RDV en ligne et page de présentation
Le patient réserve via une page web configurée, choisit un motif, un créneau, puis reçoit une confirmation. L’idée est de réduire les allers-retours et de garder une expérience simple.
Annulations et déplacements encadrés
Une fois le RDV pris, le patient peut accéder à une page de gestion pour reprogrammer ou annuler, dans les conditions que vous avez définies. Un motif d’annulation peut être demandé, ce qui aide à garder une trace exploitable.
Rappels automatiques (email/SMS selon options)
Les rappels sont un levier classique contre l’absentéisme. Perfactive met en avant des rappels email/SMS (selon version/options).
La liste d’attente : quand elle devient un système, pas un “fichier à part”
Dans de nombreuses pratiques (orthophonie notamment), la liste d’attente n’est pas un détail : c’est une file active, à trier, à relancer, à mettre à jour.
Perfactive propose des pages d’inscription dédiées, avec des informations et disponibilités demandées aux patients, et un mécanisme de confirmation périodique pour éviter les listes “gonflées” par des demandes abandonnées.
Pour des cabinets à plusieurs praticiens, certains retours d’expérience évoquent aussi la gestion multi-agendas (voir les plannings, choisir le praticien), ce qui peut compter dès que l’équipe grandit.
Dossier patient, partage de documents, suivi : garder une trace sans s’éparpiller
Selon les versions, Perfactive inclut des éléments de dossier patient et de suivi de consultations, avec la possibilité d’échanger/partager des fichiers de façon sécurisée.
À ce stade, la bonne question n’est pas “est-ce que c’est complet ?”, mais plutôt :
- Est-ce que ça correspond à votre niveau de traçabilité (notes simples vs suivi plus structuré) ?
- Est-ce que l’équipe a besoin d’un outil partagé, ou chacun garde sa méthode ?
- Est-ce que vous voulez éviter de multiplier les supports (agenda + fichiers + messagerie + tableur) ?
Un outil unique fonctionne surtout quand il remplace vraiment 2 ou 3 habitudes dispersées.
Facturation, comptabilité, téléconsultation : utiles… seulement si elles collent à votre pratique
Perfactive affiche des fonctionnalités de facturation et de comptabilité dans certaines offres, ainsi qu’une brique de téléconsultation.
Avant d’activer ces modules, vérifiez votre besoin réel :
- Si vous avez déjà une facturation “qui tourne”, l’intérêt est souvent la centralisation (moins de doubles saisies).
- Si votre pratique implique du distanciel, la téléconsultation peut éviter d’ajouter une plateforme de plus.
- Si ce sont des cas rares, un agenda + liste d’attente + rappels suffit parfois largement.
Données de santé : les garanties à vérifier avant de confier votre organisation
Dès qu’un outil touche à des informations liées au suivi patient, la question de l’hébergement et de la sécurité devient centrale.
Perfactive met en avant un hébergement certifié pour données de santé (HDS) sur ses pages de présentation.
Ce que vous pouvez faire, concrètement, avant de vous engager :
- Identifier quelles données vous allez réellement y stocker (agenda seul vs dossier).
- Demander la documentation liée à la sécurité et aux accès (droits par utilisateur, traçabilité).
- Vérifier comment se fait l’export/récupération des données si vous changez d’outil un jour.
Prix et versions : comment estimer le bon niveau d’abonnement
Perfactive présente des versions “au choix selon vos besoins”. Par exemple, une offre “agenda en ligne” est affichée à 19 € TTC et une offre “Agenda + Suivi” (page orthophoniste) à 22 € TTC par mois, avec 30 jours d’essai gratuit mentionnés.
Pour choisir sans surpayer, partez de votre point de friction principal :
- Beaucoup d’appels + annulations → agenda en ligne + RDV + rappels.
- Liste d’attente lourde → priorité à un module de liste d’attente robuste.
- Travail en équipe → gestion multi-agendas + droits d’accès.
- Besoin de traçabilité → dossier patient/suivi.
L’astuce la plus simple : tester en conditions réelles avec 1 à 2 semaines “chargées”, pas uniquement pendant une période calme.
Changer de logiciel sans y laisser des plumes : import, paramétrage, période de test
La réussite d’un changement tient rarement à la “meilleure” solution : elle tient au passage d’un système à l’autre.
Perfactive indique proposer une importation gratuite sous 24h depuis un fichier type Excel (liste d’attente/patients/RDV), selon la page dédiée aux orthophonistes.
Avant de migrer, préparez trois choses :
- Une liste claire de vos motifs de consultation et durées (pour éviter un agenda “bancal”).
- Vos règles d’annulation/déplacement (tolérance, délais, justification demandée ou non).
- Le scénario de secours (comment vous gérez un bug, une double réservation, un patient perdu).
Un bon paramétrage au départ évite 80 % des irritants ensuite.
Points de vigilance : les limites à anticiper (et les alternatives possibles)
Perfactive peut être très pertinent… à condition d’assumer ce qu’implique un outil en ligne :
- Adhésion de l’équipe : si chacun garde “son” système à côté, vous perdez l’intérêt de la centralisation.
- Paramétrage initial : trop permissif → annulations en cascade ; trop strict → frustration côté patient.
- Relation patient : certains publics préfèrent l’appel ; il faut souvent garder une porte d’entrée “humaine”.
- Dépendance à l’outil : comme tout logiciel, il faut prévoir l’export des données et la continuité d’activité.
Si vous cherchez surtout une vitrine de prise de RDV, d’autres plateformes existent ; si vous cherchez une logique “cabinet” (agenda + liste d’attente + suivi), Perfactive est plutôt dans ce second registre, à comparer avec des solutions orientées métier.
FAQ
Perfactive convient-il uniquement aux orthophonistes ?
Non. Perfactive communique sur un usage par différents professionnels de santé (et aussi bien-être selon les pages), même si l’outil est souvent cité dans des retours d’expérience en orthophonie, notamment pour la liste d’attente.
Perfactive propose-t-il la prise de rendez-vous en ligne ?
Oui, la réservation en ligne fait partie des fonctionnalités mises en avant, avec une page de réservation côté patient et des rappels.
Comment fonctionne la liste d’attente côté patient ?
Le principe repose sur une page d’inscription où le patient renseigne ses informations et disponibilités. Selon les exemples accessibles, une confirmation périodique peut être demandée en cas d’attente prolongée.
Quel est le prix de Perfactive ?
Les tarifs varient selon la version. Perfactive affiche, par exemple, une offre “agenda en ligne” à 19 € TTC et une offre “Agenda + Suivi” à 22 € TTC par mois sur une page dédiée, avec 30 jours d’essai gratuit mentionnés.
Perfactive est-il adapté à un cabinet à plusieurs praticiens ?
Cela peut l’être si vous avez besoin de visualiser plusieurs agendas et de répartir les RDV. Des retours évoquent la gestion de plusieurs agendas et l’identification du praticien sur les rendez-vous.
